NotesからMicrosoft 365に移行するメリットとデメリット
「Notes/Dominoは時代遅れだから、移行した方がよいよ」「まだNotes/Dominoを利用しているの？」と言われて、他製品への移行を考えていませんか？さまざまなグループウェア製品がある中で、移行先の候補に上がりやすいのがMicrosoft 365です。
しかし、NotesからMicrosoft 365への移行を安易に決断するのはやめましょう。自社にとってベストな選択肢をしてください。
今回はNotesからMicrosoft 365に移行するメリットとデメリットについて解説します。この記事を読めば、Notes/Dominoを継続利用すべきか、Microsoft 365に移行すべきか検討する際に役立つ情報をまとめているため、ぜひ読んでみてください。
Microsoft 365の強み
まず、Microsoft 365の強みを3つご紹介します。
テレワークがしやすい
Microsoft 365には、次のような機能が搭載されています。
- カレンダー
- スケジュール共有機能
- グループチャット
- Web会議
- ファイル共有
Microsoft 365の魅力はチャット機能とWeb会議機能が標準で搭載されていることです。そのため、テレワークを推進したい場合はMicrosoft 365が便利だと感じられるでしょう。
AIを活用して業務効率化を図れる
Microsoft 365ではMicrosoft Copilotが利用できます。Microsoft Copilotに質問をすれば適切な回答が得られ、サポートを頼めば文章作成や画像制作を支援してもらえます。
ワードやエクセル、パワーポイントと連携すれば、大幅に業務効率化が図れるためAIを活用して業務効率化を図りたい場合はMicrosoft 365がおすすめです。
複数人で共同作業ができる
Microsoft 365のアプリを使用すれば、複数人で同時にファイルを編集することができます。ファイルの編集や閲覧の権限も細かく設定できます。
また、PC、タブレット、スマートフォンなど、どのデバイスからもデータへのアクセスが可能です。共同作業ができる状態にしておけば確認作業がしやすくなります。そのため、共同作業が多い場合はMicrosoft 365がおすすめです。
NotesからMicrosoft 365に移行するメリット
以下の機能は現在のNotes単体では実装されていないため、移行時のメリットと言えそうです。
- グループチャット（HCL Sametimeによる実現は可能）
- Web会議（HCL Sametimeによる実現は可能）
- クラウドファイル共有
- Microsoft Copilot
- Office Onlineによる共同編集
NotesからMicrosoft 365に移行するデメリット
次にNotesからMicrosoft 365（旧Office 365）に移行するデメリットを4つご紹介します。
複雑な業務アプリ開発に向かない
Notes/Dominoは、業務アプリ開発を簡単に作成できることが強みです。Microsoft 365にもPower Appsと呼ばれるアプリ開発ツールがあります。
しかし、アプリを開発する上では制限される事も多いです。例えば、JavaScriptなどの外部コードを直接組み込みにくくなっています。JavaScriptを埋め込んで実行する機能はサポートされていないことが公式に明記されているため注意が必要です。
また、Power Appsで多くのアプリを開発すると挙動が悪くなり、使い勝手が遅くなります。また、大量のデータを取り扱うことも苦手としています。つまり、大規模なアプリ開発には向いておらず、複雑な業務アプリを開発して業務効率化を図りたい場合はNotes/Dominoを利用した方がよいでしょう。
データ移行時に制約を受ける
NotesからMicrosoft 365に移行する際にデータ移行の制約を受けてしまうことがあります。必要に応じて、データクレンジングをしてデータ形式を調整しなければなりません。
とくに注意しなければならないのは、申請・承認プロセスや権限設定の移行が難しいことです。
Notesで実現できていたアクセス制御リスト（ACL）での細やかな権限設定を移行先で実現する場合は莫大なコストがかかります。コストがかかるだけでなく、お客様側も業務フローを洗い出さなければならず負担となります。そのため、複雑な申請・承認プロセスや権限を設定している場合は、安易に移行せずNotes/Dominoを利用した方がよいでしょう。
基本的にクラウドでの利用となる
Microsoft 365はクラウド活用が前提となります。自社の要件に合わせて、クローズドなネットワーク環境を構築したい場合などは不向きです。そのため、オンプレミス環境を希望する方はNotes/Dominoを利用した方がよいでしょう。
莫大な初期費用が必要になる
NotesからMicrosoft 365に移行する場合は、莫大な初期費用が必要になります。先ほども説明した通り移行する際には、申請・承認プロセスや権限等の移行で難航します。
申請・承認プロセスを細かく設定している場合、ゼロから構築する工程が長引き、莫大な初期費用がかかるでしょう。
一方で、Notes/Dominoであれば継続利用が可能です。申請・承認プロセスや権限設定を変えずに利用できます。そのため、Notes/Dominoに満足していて費用を抑えたい場合はNotes/Dominoを継続利用した方がよいでしょう。
NotesからMicrosoft 365に移行の向き・不向き
NotesからMicrosoft 365（旧Office 365）に移行するメリット・デメリットを解説しますが、移行の向き・不向きをまとめると次のようになります。どちらを重視したいかで、移行すべきか判断してみてください。
| 向いている | 向いていない |
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NotesからMicrosoft 365に移行する際の注意点
NotesからMicrosoft 365（旧Office 365）に移行する際は、NotesとMicrosoft 365両方に詳しい信頼できるベンダーに相談をしてください。中立的な立場でアドバイスしてくれる相談先を見つけましょう。
2019年にHCL社がIBM社からNotes/Dominoを買収して以来、国内においてNotes/Dominoに関する情報が正しく伝わらないケースがでてきており、次のようなフェイクニュースが飛び交っています。
フェイクニュース
- Notes/Dominoはモバイルアプリで利用できない
- Notes/Dominoはクラウドで利用できない
- HCL社は無名で危険である
このような情報を拡散するのは、Notesから他製品に移行してもらうための営業トークです。騙されてしまうと、莫大な移行費が取られます。
また、移行自体が上手くいかなくなり、その結果、Notesが残り続けるといったトラブルが発生する恐れがあります。このようなトラブルを避けるためにも、HCL社やNotes/Dominoの最新情報に詳しく、Microsoft 365にも精通しているベンダーに相談してください。
まとめ
NotesからMicrosoft 365（旧Office 365）に移行するメリット、デメリットをご紹介しました。どちらがおすすめかは各社で異なります。
移行が向いている場合、向いていない場合があります。そのため、本記事を参考にしながら、移行すべきかどうか判断してみてください。
また、移行する際には、中立的な立場でアドバイスしてくれる信頼できる相談先を見つけてください。弊社でも、移行のアドバイスをしているため、ぜひお気軽にご相談ください。
